Cara Membuat Surat Resmi yang Baik dan Benar, Lengkap dengan Contohnya

TRIBUNBANTEN.COM - Dalam dunia pendidikan, pemerintahan, hingga bisnis, surat resmi merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang penting dan sering digunakan. 

Surat resmi memiliki struktur dan bahasa yang berbeda dengan surat pribadi karena ditujukan untuk kepentingan formal. 

Oleh karena itu, memahami cara membuat surat resmi yang benar sangatlah penting, terutama bagi pelajar, pegawai administrasi, maupun siapa saja yang berkecimpung dalam dunia kerja.

Berikut ini langkah-langkah membuat surat resmi secara lengkap, mulai dari format penulisan, bagian-bagian surat, hingga contoh surat resmi yang bisa dijadikan referensi.

1. Tentukan Tujuan Surat

Tentukan isi dan maksud surat yang ingin disampaikan.

Macam-macam maksud dan tujuan surat antara lain undangan rapat, permohonan kerja sama, pemberitahuan, permohonan izin, dan sebagainya.

2. Gunakan Kop Surat (Jika Surat dari Instansi/Organisasi)

Kop surat dapat beris nama instansi/lembaga, alamat lengkap, kontak (telepon, email, situs web jika ada). serta logo resmi.

3. Cantumkan Nomor dan Atribut Surat

Nomor dan atribut surat bisa diletakkan di bagian kiri atas surat.

Contoh Nomor dan Atribut Surat sebagai berikut:

• Nomor surat: menunjukkan urutan administrasi
• Lampiran (jika ada)
• Perihal: inti dari isi surat

Contoh:

Nomor       : 012/ATK-KG]]GK/VIII/2025
Lampiran  : -
Perihal       : Undangan Rapat Evaluasi

Baca juga: Cara Membuat Bekal Anak Sekolah, 3 Resep Paling Mudah dan Cepat

Baca juga: Cara Menjadi Agen BRILink Resmi 2025: Syarat Dokumen dan Keuntungannya

4. Tuliskan Tanggal Surat

Tanggal surat diletakkan di kanan atas setelah kop surat

Format yang dipakai adalah mencatumkan Kota, Tanggal, Bulan dan Tahun.

Contoh:

Tangerang, 10 Juli 2025

5. Cantumkan Alamat Tujuan

Nama penerima dan instansinya (jika ditujukan pada lembaga atau perorangan resmi).

Gunakan sapaan formal seperti:

Yth. Kepala Dinas Pendidikan Kota Tangerang
di-
Tempat

6. Buka Surat dengan Salam Hormat

Surat resmi dibuka dengan menggunakan salam formal, contoh:

Dengan hormat,

7. Tulis Isi Surat Secara Jelas dan Padat

Isi surat biasanya terdiri dari 3 bagian yaitu paragraf pembuka, paragraf inti dan paragraf penutup.

a. Paragraf Pembuka

Paragraf pembuka berisi penjelasan alasan dikirimkannya surat.

Contoh:

Sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan seminar nasional...

b. Paragraf Inti

Paragraf inti berisi Informasi utama yang ingin disampaikan.

Contoh:

Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam rapat yang akan dilaksanakan pada...

c. Paragraf Penutup

Paragraf penutup berisi harapan atau ucapan terima kasih.

Contoh:

Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.

8. Gunakan Salam Penutup

Contoh salam penutup yang bisa digunakan:

Hormat kami,
Kepala Sekolah

9. Tanda Tangan dan Nama Terang

Sertakan tanda tangan, nama lengkap, dan jabatan penandatangan surat.

Contoh:

(tanda tangan)
Drs. Suryanto, M.Pd.

10. Stempel (Jika dari Instansi Resmi)

Beri cap atau stempel lembaga untuk keabsahan surat.

Berikut contoh surat resmi yang cocok untuk blog pendidikan, website organisasi, atau platform informasi umum:

KOP SURAT INSTANSI

(Nama Kota), 10 Juli 2025

Nomor    : 021/UND/VII/2025  
Lampiran : -  
Perihal  : Undangan Seminar

Yth. Bapak/Ibu Guru  
SMA Negeri 1 (Nama Kota)
di Tempat

Dengan hormat,  
Sehubungan dengan akan diselenggarakannya Seminar Pendidikan Nasional 2025, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada:

Hari/Tanggal : Senin, 15 Juli 2025  
Waktu        : 09.00 – 12.00 WIB  
Tempat       : Aula Dinas Pendidikan (Nama Daerah)
Acara        : Seminar Pendidikan "Transformasi Digital dalam Dunia Belajar"

Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,  
Kepala Dinas Pendidikan (Nama Daerah)
(tanda tangan)  
Drs. H. Agus Paratikno, M.Pd.

(*)